Что банки делают с ксерокопиями паспортов: имеют ли право делать и хранить копии

Что банки делают с ксерокопиями паспортов: имеют ли право делать и хранить копии

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Роскомнадзор направил организации предписание, в котором указано, что хранение копий личных документов является избыточным при обработке персональных данных работников.
Вправе ли работодатель хранить копии документов, предъявляемых работником при поступлении на работу: копии паспорта, свидетельства ИНН, СНИЛС, документов об образовании?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения, не является нарушением закона, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение следующих условий:
– от работника получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”;
– работодателем заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не противоречат законодательству;
– объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Если эти условия не соблюдаются (например, хранение копий личных документов работника не обусловлено необходимостью достижения конкретных, заранее определенных и законных целей обработки персональных данных), хранение копий таких документов противоречит требованиям законодательства.

Обоснование вывода:
Закон не содержит прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов.
Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие “обработка персональных данных” (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”, далее – Закон N 152-ФЗ). Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников. Аналогичный вывод следует и из разъяснений специалистов Роструда (смотрите ответ на вопрос 1, ответ на вопрос 2, ответ на вопрос 3, размещенные на информационном портале Роструда “Онлайнинспекция.РФ”).
Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Также согласно п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускается обработка персональных данных, если она необходима, в частности, для достижения целей, предусмотренных международным договором РФ или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей.
Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. По смыслу разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012 “Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве” конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит не только информацию, позволяющую однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.
Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Обобщая приведенные нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения работников, работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:
– от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ (не требующих согласия субъекта персональных данных на их обработку);
– работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;
– объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, есть вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников. Так, в некоторых случаях суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, свидетельства о присвоении ИНН, СНИЛС, военного билета и т.д., даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 N Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 N Ф08-480/14, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 N 17АП-5329/15).
Поэтому для того, чтобы ответить на вопрос о законности хранения упомянутых документов, необходимо прежде всего определить, для достижения каких конкретных, заранее определенных и законных целей работодатель хранит копии личных документов работника. Если такие цели отсутствуют или хранение копий паспорта, свидетельства с указанием ИНН, документов об образовании и т.д. является избыточным с точки зрения достижения целей обработки персональных данных работников, хранение таких копий противоречит требованиям закона. В этом случае, как мы полагаем, работодателю следует вернуть копии документов работнику или уничтожить их (ст. 21 Закона N 152-ФЗ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Законно ли требование банка снять ксерокопию с моего паспорта?

Во время оформления различных операций сотрудник отделения банка берет у клиента его паспорт и снимает ксерокопию.

Законно ли это требование, для чего копия банку, что будет с ней дальше и может ли личная информация попасть в руки мошенников — сегодня разберемся.

Для чего банк берет копии документов и законно ли это

Да, законно. Каждая финансовая операция, совершенная в банке, должна быть отражена документально, поэтому при ее оформлении формируется «досье» на клиента, состоящее из договора на услуги и других сопутствующих документов, в том числе и подтверждения личных данных в виде ксерокопии паспорта.

Каждый пакет бумаг хранится в банке в течение 5 лет, после чего он уничтожается.

Необходимость каждый раз снимать новую копию возникает по нескольким причинам:

  • если клиент обращается в банк реже, чем раз в 5 лет, то срок хранения его данных уже истек;
  • нужно каждый раз проверять достоверность данных и обновлять их, так как в течении жизни гражданин может менять фамилию, имя, семейное положение, место прописки и т.д.;
  • к каждому досье крепится своя копия паспорта, пользоваться одной копией во всех случаях проблематично.

Всегда нужно помнить о том, что если работник банка снимает копию паспорта, то это не его личное желание, он действует согласно установленным правилам оформления банковских услуг.

Может ли быть нанесен вред владельцу паспорта

Главной заботой клиентов является вопрос, могут ли другие лица воспользоваться его паспортными данными в корыстных целях. Вообще при утечке информации могут быть следующие риски:

  1. Оформление кредита или микрозайма на пострадавшее лицо.
  2. Открытие организации «однодневки», ответственным лицом которого будет выступать владелец паспорта.
  3. Проведение операций по снятию денежных средств со счета.

Вся информация, которая хранится в банках, является строго конфиденциальной и ее разглашение или использование в личных целях уголовно наказуемо. Также в настоящее время усилилась виртуальная защита, проникнуть в базы данных третьему лицу невозможно, а все выполненные операции легко отслеживаются. Помимо этого, ужесточились условия выдачи кредитов и открытие счетов, они выдаются только в присутствии самого заявителя, либо при наличии доверенности, заверенной нотариально.

Если же вред был нанесен по причине сговора сотрудников банка, всегда можно доказать свою невиновность и непричастность к делу в суде, а все участники подобного преступления будут наказаны.

Читайте также:  Бонусная карта клуба Эльдорадо – реальная экономия без лишних усилий

Можно ли не оставлять в банке ксерокопию

С точки зрения законодательства, предоставление ксерокопии своего паспорта в банк является абсолютно безопасной процедурой. Она необходима лишь для того, чтобы иметь подтверждение о том, что операция была действительно оформлена на определенное лицо и все его данные предоставлены верно.

За несогласие снять копии с документа можно получить отказ в заключении с банком договора, так как это действие диктуется его политикой. Судите сами, как в случае чего банк сможет подтвердить что это именно вы были у них в офисе и оформляли документы?

Честно говоря, я не понимаю этой истерии по поводу дачи своих личных данных. По данным правоохранительных органов, мошенникам сегодня проще похитить паспортные данные из почтового ящика или смартфона.

Я уж молчу про то, что в Яндексе можно вбить слово «паспорт» и там на первой же страницу десяток разворотов паспортов реальных людей. Ничего не знающие сограждане хранят эти важные документы на открытых файловых хранилищах, а Яндекс умеет искать и по ним. Потом будут говорить что это в банке украли их паспортные данные.

Как обезопасить свои паспортные копии в банке

Для особо мнительных предлагаю юридически рабочий выход: после того, как представитель банка сделает копию, на ней своей рукой можно написать «Копия снята только для „Название банка“, в целях идентификации данных». Главное, чтобы все важные для договора реквизиты были читаемы.

С одной стороны, необходимость хранения личной информации также важна для защиты клиента, так как это служит доказательством того, что операция была выполнена им лично и все его данные были сверены.

Не стоит бояться предоставлять свои документы в проверенные банки, так как в случае утечки информации, при помощи современных технологий, можно легко вычислить, имеет ли их владелец отношение к совершенным операциям.

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

  • на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  • на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Что надо знать о персональных данных работников

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

  • обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

  • для целей добровольного медицинского страхования работников;
  • для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

  • Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
  • Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов. За это компанию оштрафуют

В статье читайте:

  • Нужно ли согласие сотрудника, чтобы снять копии с его документов;
  • Сколько хранить копии паспортов и свидетельств в отделе кадров;
  • Как оформить уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.

Прием на работу – Общий порядок приема на работу

Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит копии паспортов сотрудников, свидетельств о браке, рождении детей и т. д. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 000 рублей1. В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.

Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации

Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже). Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.

Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения. Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. № 15АП-16132/13, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 и др.).

Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. п. (ч. 2–5 ст. 5 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ). В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.

Комментарий в тему

Иван ШКЛОВЕЦ, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости (Москва)

Если инспектор ГИТ обнаружит копии паспортов в личных делах, то сообщит об этом в Роскомнадзор

Трудовой кодекс хранение копий в личных делах не предусматривает. Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных. Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник.

Читайте также:  Карты МИР Сбербанк для бюджетников: что это такое и как получить

За хранение копий в личных делах на постоянной основе компанию могут привлечь к административной ответственности. Нарушает ли работодатель законодательство о персональных данных, проверяет Роскомнадзор. Если случаи хранения копий выявит инспектор ГИТ, то передаст такую информацию в это ведомство.

Копии получают в силу закона. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч. Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику (ст. 65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. по делу № А53-12557/2013).

Часто работодатели прописывают в трудовых договорах условие, что сотрудник дает согласие на обработку любых персональных данных на все время работы в компании. Однако это неправильно: нужно запрашивать у сотрудника отдельное согласие на те или иные действия с его персональными данными в конкретной ситуации. Условие в трудовом договоре о том, что работник заранее на все согласился, будет ухудшать его положение по сравнению с законом (ч. третья ст. 57 ТК РФ).

Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало. Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка (п. 3 приказа Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г. № 951н). Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей (ч. 6 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Сотрудник должен представить копии таких документов, если хочет, чтобы работодатель назначил пособие. Поскольку обязанность предусматривает закон, получать отдельное согласие на обработку персональных данных не нужно (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Копии получают, чтобы исполнить локальный акт. Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии. Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т. д.

Работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать его персональные данные в случаях, предусмотренных коллективным договором и локальными актами (абз. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.). Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов. Поэтому безопаснее получить письменное согласие работника (образец ниже). Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.

Важная статья: «Утвердите политику обработки персональных данных, чтобы избежать штрафа Роскомнадзора» (№ 11, 2017)

Скачать и распечатать образец

Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии

Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения. Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).

Уничтожьте копии в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Копии паспортов, свидетельств и т. д. не относятся к документам по личному составу. Поэтому сроки хранения, установленные законодательством об архивном деле, к ним не применяют (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Установите порядок уничтожения материальных носителей персональных данных самостоятельно. Как правило, для этого создают комиссию или назначают ответственное лицо, о чем издают приказ в произвольной форме (образец ниже).

Исключите несанкционированный доступ к копиям личных документов сотрудников. Храните их в сейфах или шкафах, которые запираются на ключ. Утвердите приказом перечень лиц, имеющих доступ к таким данным, и перечень мест хранения материальных носителей персональных данных (ч. 3 ст. 4 Закона № 152-ФЗ, п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687).

Скачать и распечатать образец

Зафиксируйте уничтожение персональных данных в специальном журнале или акте о прекращении обработки персональных данных (образец ниже). Форму этих документов утверждает работодатель, унифицированных шаблонов нет (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).

Скачать и распечатать образец

Нормативная база

ДокументПоможет вам
Пункт 2 ст. 86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013Понять, что нельзя хранить копии личных документов сотрудников без конкретной цели, на всякий случай
Информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.Узнать, как уничтожить персональные данные
Статья 13.11 КоАП РФВыяснить, какие наказания грозят работодателю за нарушения в работе с персональными данными

Важные выводы

  1. Получайте у работника копии паспорта и иных документов, только чтобы предоставить ему гарантии, предусмотренные законом или локальным актом.
  2. Храните копии документов в отделе кадров, пока не достигли цели, для которой их снимали.
  3. Документально фиксируйте уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.

Правомерность снятия копии Паспорт

правомерн или нет банки, страховые компании, салоны связи и другие организации снимают копию паспорта при любом обращении без согласия?

Ответы юристов ( 9 )

Без вашего согласия они не имеют права конечно же при любых запросах снимать копию паспорта, однако при заключении договора это возможно, потому что при заключении договора необходимо подтверждение паспортных данных. А при обращении просто достаточно паспорта, копию вновь можно не разрешать им делать.

я не заключал договор, хотел оплатить за обучение дочери своей картой, взяли паспорт оформили и молча пошли сняли копию я спросил зачем ответили что надо, без копии платеж не примут, тогда я взял копии и написал на них ” копии предоставлены в такойто банк), тогда они сказали что так не пойдет и отказали в платеже

Странно, они это чем-либо обосновывали? В принципе вы могли бы и отказаться делать копии, требовать с них письменный отказ от исполнения услуги, а потом писать жалобу руководству и в ЦБ РФ

Идентификация- это не значит снять копию паспорта, закон (115 ФЗ) написан так что каждый трактует как хочет,

На мой взгляд они могут заниматься проверкой и сверкой данных, однако собирать копии документов не могут, видимо здесь уже подобные действия сотрудников оговорены во внутрениих актах банка.

  • 10,0 рейтинг
  • 9433 отзыва эксперт

Здравствуйте, скорее всего все-таки не при каждом обращении, а при первом, в целях заключения договора. Если впоследствии снова делают копию, Вы вполне обоснованно можете отказаться от этого.

Делается это вполне правомерно, в том числе и для защиты Ваших прав ф в целях недопущения ошибок при написании персональных данных из паспорта. А в чем Вы видите нарушение Ваших прав? Ведь сами паспортные данные при оформлении договора Вы предоставляете. Если Вы не хотите давать свои данные — Вы можете просто отказаться от получения услуги.

Дополню свой ответ исходя из дополнительной представленной Вами информации. Если это действительно обычное перечисление средств, то им достаточно сверить Ваш паспорт с Вами и никакого копирования паспорта они делать не должны. Более того, отказ в проведении операции только по причине того, что Вы сделали соответствующую пометку на копии паспорта является незаконным действием, которое нарушает Ваши права как потребителя, поскольку Вам необоснованно отказано в услуге. На мой взгляд это требует надлежащего реагирования в виде обращения в Роспотребнадзор и управление ЦБ по Вашему региону с просьбой проверить данный факт, привлечь виновных лиц к ответственности и сообщить Вам о результатах проверки.

Добрый день. Ни Банки, ни страховые компании, ни иные организации не имеют права снимать копию Вашего паспорта при обращении. Однако в случае заключения договора это необходимо для подтверждения Вашей личности. В иных случаях Вы можете просто запретить это им делать.

я не заключал договор,хотел оплатить за обучение дочери своей картой,взяли паспорт оформили и молча пошли сняли копию я спросил зачем ответили что надо, без копии платеж не примут, тогда я взял копии и написал на них ” копии предоставлены в такойто банк), тогда они сказали что так не пойдет и отказали в платеже

  • 7,3 рейтинг
  • 7764 отзыва эксперт

Данные нюансы законодательством никоим образом не урегулированы.

Законодательно урегулированы случаи необходимости предоставления копии документа, удостоверяющего личность, например, при трудоустройстве, получении земельного участка. В описываемых вами организациях важно понимать какая конкретно услуга предоставляется.

Согласно п.1 Постановления Правительства РФ от 08.07.1997 N 828

«Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации»

Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации.

Необходимость снятия копии паспорта вероятнее всего урегулировано внутренними правилами банка, страховой. К тому же, следует понимать, что при обращении за кредитом или оформлении страхового полиса копию паспорта снимать целесообразно (законодательством не урегулировано), при простых обращениях, полагаю, что это не допустимо. Но еще раз повторюсь, что данные нюансы законодательством прямо не урегулированы. Нужно рассматривать каждую конкретную ситуацию.

При снятии копии паспорта, вы вправе запретить это сотруднику организации и потребовать предоставления услуги. Если откажут в предоставлении услуги, обращайтесь в роспотребнадзор с жалобой по факту оказания услуги ненадлежащего качества.

В связи с чем вы не желаете оставлять свою копию паспорта?

Без Вашего согласия снять копию паспорта они не могут. В паспорте содержатся Ваши персональные данные.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»

Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных

1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются оператором.

Согласно ФЗ «О персональных данных» доказывание наличия согласия на обработку персональных данных лежит не на субъекте, а на его операторе.

Если Вы считаете, что оператор персональных данных незаконно получил Ваши персональные данные и незаконно их обработал Вы вправе обратиться для защиты своих прав в суд.

я не заключал договор, хотел оплатить за обучение дочери своей картой, взяли паспорт оформили и молча пошли сняли копию я спросил зачем ответили что надо, без копии платеж не примут, тогда я взял копии и написал на них ” копии предоставлены в такойто банк), тогда они сказали что так не пойдет и отказали в платеже

Возможно предполагалось оформить расчет платежным поручением.

Глава 5. Расчеты платежными поручениями

5.1.При расчетах платежными поручениями банк плательщика обязуется осуществить перевод денежных средств по банковскому счету плательщика или без открытия банковского счета плательщика — физического лица получателю средств, указанному в распоряжении плательщика.
5.2. Платежное поручение может использоваться для перевода денежных средств со счета по вкладу (депозиту) с учетом требований, установленных федеральным законом.
5.3. Реквизиты, форма (для платежного поручения на бумажном носителе), номера реквизитов платежного поручения установлены приложениями 1 – 3 к настоящему Положению.
5.4. Платежное поручение составляется, принимается к исполнению и исполняется в электронном виде, на бумажном носителе.
5.5. Платежное поручение действительно для представления в банк в течение 10 календарных дней со дня, следующего за днем его составления.
(в ред. Указания Банка России от 29.04.2014 N 3248-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

5.6. Если плательщиком является банк, перевод денежных средств на банковский счет клиента — получателя средств может осуществляться банком на основании составляемого им банковского ордера.
5.7. В распоряжении о переводе денежных средств без открытия банковского счета плательщика — физического лица на бумажном носителе должны быть указаны реквизиты плательщика, получателя средств, банков, сумма перевода, назначение платежа, а также может быть указана иная информация, установленная кредитной организацией или получателем средств по согласованию с банком. Распоряжение о переводе денежных средств без открытия банковского счета плательщика — физического лица может быть составлено в виде заявления.
Форма распоряжения о переводе денежных средств без открытия банковского счета плательщика — физического лица на бумажном носителе устанавливается кредитной организацией или получателями средств по согласованию с банком.
На основании распоряжения о переводе денежных средств без открытия банковского счета плательщика — физического лица кредитная организация составляет платежное поручение.
5.8. Распоряжение о переводе денежных средств без открытия банковского счета плательщика — физического лица, передаваемое с использованием электронного средства платежа, должно содержать информацию, позволяющую установить плательщика, получателя средств, сумму перевода, назначение платежа.
5.9. На основании распоряжений плательщиков — физических лиц кредитная организация может составить платежное поручение на общую сумму с направлением банку получателя средств, получателю средств согласованным с банком получателя средств, получателем средств способом реестра или распоряжений плательщиков — физических лиц.
5.10. При расчетах платежными поручениями могут применяться распоряжения, предусмотренные пунктом 1.11 настоящего Положения.

Копия паспорта: можно предоставлять или нет?

Копия паспорта: насколько опасная вещь ее копия?

В наше время все чаще требуется предъявлять удостоверяющие личность документы. При возврате товаров, отказе от оплаченных услуг, покупке алкоголя или сигарет, при конфликте с вызовом правоохранительных органов, при оформлении любого документа – везде могут запросить соответствующие документы для идентификации. При верификации на различных биржах- обязательно запросят копию паспорта. А в банках и других кредитных организациях вообще без паспорта практически ничего не сделать.

Но одно дело, когда паспорт требуют там, где человек привык его предъявлять, и совсем другое – когда запрашивают копию паспорта организации или предприниматели, сфера деятельности которых ранее идентификации клиента так жестко не требовала.

Рост мошеннических операций с использованием чужих паспортных данных привел к тому, что люди стали бояться показывать паспорт даже там, где всегда легко это делали. Ведь везде можно наткнуться на историю, как по паспортным данным был взят кредит, а потом все претензии шли настоящему владельцу паспорта.

Но чаще всего страх предоставления копии документов, удостоверяющих личность, обусловлен простым незнанием законов и того, как можно обезопасить себя в случае запроса кем-либо копии паспорта. Чтобы не бояться подобных запросов, нужно хотя бы поверхностно понять механизм работы законов в области защиты персональных данных.

Для чего запрашивают копию паспорта?

Оригинал или копию паспорта просят, как правило для того, чтобы убедиться в правильности указанных данных и их полноте. Дополнительно для этого различные организации могут запросить и другие документы. Например, подтверждение платежеспособности при подаче заявки на кредит в банке.

Также кредитные организации проверяют наличие и подлинность паспорта для противодействия отмыванию и легализации денежных средств. В первую очередь, верификация важна для защиты интересов самого клиента и является простой формальностью.

Имеет ли копия паспорта юридическую силу?

Обычно для идентификации клиента и верификации данных запрашивают подлинник (первый и единственный экземпляр документа), который обладает юридической силой. Но это только при личном обращении в организацию. Информация в подлиннике является подтверждением его достоверности, так как есть сведения о названии органа, выдавшего документа, его расположении и дате выдачи. То есть полученные данные можно проверить.

При невозможности личного посещения может быть запрошена копия документа. Но копия не имеет юридической силы, так как просто воспроизводит признаки документа в соответствии оригиналу. При этом копия может содержать неполные данные. Как факсимильная, так и свободная копия не заменяют оригинальный документ и юридической силы не имеют.

Таким образом, совершение сделок без подлинника невозможно. Но даже если это произошло, то при обращении в суд сделка будет признана незаконной и её аннулируют.

Потому при использовании их в криминальных схемах очень легко доказать факт незаконности сделки, ибо просто одну копию применить мало. Надо еще подделать подписи и другие документы, а тут уже мошенников раскусит экспертиза. Ведь новыми технологиями пользуются не только мошенники, но и правоохранительные органы.

Чаще всего людей беспокоит, что по их паспортным данным возьмут кредит и им надо будет платить. Но на самом деле закон тут на стороне владельца подлинника паспорта, а не участников сделки.

В любом случае, при предъявлении и подписании документов стоит внимательно читать все, где требуется поставить подпись. Это тоже может защитить от многих неприятных последствий в будущем.

В каком случае копия паспорта имеет юридическую силу?

Копия паспорта, как и любого другого документа, может иметь юридическую силу только в случае, если она заверена согласно ГОСТу Р 6.30-2003. В соответствии с этим нормативом, копия обязательно должна иметь следующие атрибуты:

  • подпись лица, уполномоченного заверять документы
  • заверительная надпись «верно»
  • должность лица, заверяющего копию
  • полная расшифровка ФИО уполномоченного лица
  • дата, когда документ был заверен
  • печать органа, который проводил данную процедуру

Заверенные копии чаще всего требуют представители государственных организаций. Установить личность человека можно и по незаверенной копии, как и провести верификацию данных.

Поэтому крупные компании для верификации чаще всего сами сканируют документ, чтобы не загружать этим вопросом клиента. Такая копия тоже не имеет силы, хоть и ближе по качеству к подлиннику. Скан-копия отражает все дефекты документа и улучшает качество его проверки службами безопасности организации, если есть такая необходимость. Например, при трудоустройстве в крупную корпорацию или банк.

Безопасно ли предоставлять незаверенную копию паспорта?

По закону, копия документов, не заверенная должным образом, не имеет юридической силы и не может использоваться вместо подлинника там, где он необходим. Потому опасности тут никакой нет.

Чтобы обезопасить себя от участия в сомнительных сделках предоставлять нужно незаверенную копию, тогда данными будет сложнее воспользоваться.

Еще одним из способов защиты от мошенников является нанесение надписи. Например, «копия предоставлена ИП Иванову И.И. 23.05.2019». Таким образом, если ИП Иванов И.И. передаст данные кому то, и они будут использованы в сомнительных целях, можно будет найти первоисточник утечки информации и привлечь всю цепочку.

Можно также воспользоваться фотошопом и нанести водяные знаки. На верификацию они не повлияют, а вот использование данных третьим лицам затруднят.

Таким образом, страх, что копию документов нельзя никому давать, является просто надуманным и ничем не обоснованным. При грамотном подходе в любой ситуации можно обезопасить себя от мошенников. Нечестным людям невыгодно иметь дело с теми, кто хорошо ориентируется в законах и умеет себя защитить уже на начальных этапах. Не нужно быть юристом, чтоб знать, как правильно оформлять и предъявлять те или иные документы.

Тем не менее, все-таки немного вас напугаю, чем опасная копия паспорта.

Вы должны понимать, что мошенники также пытаются получить копию вашего паспорта. И далее с ней могут например попытаться перевыпустить вашу сим-карту или оформить на вас домен с противоправным контентом. Всякие мошеннические компании, типа бинарных опционов, форекса, млм и т.п., также всегда запросят копию паспорта под благовидным предлогом. например “вывести” вам деньги в будущем, дать бонус, сомнения что вы человек и т.п. В этом случае при отказе вы явно что-то будете терять. Поэтому, в таких случаях пользуйтесь копией на которую сверху обязательно пишите кому и для чего ее предоставляете. Для верификации это не помешает, а если кто-то будет возражать- скажите что они ошибаются и с юридической точки зрения такая надпись правомерна. Также упомяните, что вы например звонили на горячую линию мвд и вам сказали, что надпись ставить можно. Обычно этого более чем достаточно, чтобы возражения прекратились. Если они продолжаются- не работайте с данной компанией, это скорее всего мошенники.

Ссылка на основную публикацию